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陕西职业技术学院学生档案管理暂行办法

2010年12月10日 00:00  点击:[]

第一章 总则

第一条 学生档案管理工作是学校的重要基础工作之一,为加强我校学生档案的管理,使学生档案管理工作规范化、制度化、科学化,确保学生档案材料的齐全、完整和安全,充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》和教育部《高等学校档案管理办法》的有关规定,结合我校实际,制定本办法。

第二条 学生档案是指学生从高考(中考)录取入校到毕业期间所形成的各种文件材料,是学生在校学习、生活、成长的真实记录。学生档案管理旨在对学生进校前学籍材料等及在校期间所形成的各种材料进行整理、归档,提供学生档案的查、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。

第二章 学生档案管理机构及其职责

第三条 我校学生档案管理工作实施学校、二级学院、系(部)两级管理体制,学生处是学校学生档案管理的职能部门,在分管校领导的指导下,学生处制订办法并统一组织实施管理。二级学院、系(部)具体管理本院、系(部)学生的档案,接受学生处的业务指导和监督。

第四条 学生处档案管理工作职责:

1、落实专人负责学生档案管理工作。

2、完成各类档案材料与二级学院、系(部)的交接工作,汇总学生档案台帐。

3、指导二级学院、系(部)完成新生档案的建档工作。

4、统一部署、指导二级学院、系(部)完成毕业生档案的整理、排序、密封并具体负责转递等工作。

5、指导二级学院、系(部)完成学生档案材料的日常归档工作,协调处理日常管理中出现的各类问题。

6、制作提供全校学生档案管理所需的档案袋、登记表、转递单等材料。

7、协调处理学生离校后档案管理的相关事宜。

8、负责全校学生档案管理人员的业务培训。

第五条 二级学院、系(部)档案管理工作职责:

1、贯彻执行学校学生档案管理工作的政策和规定,接受学生处的指导和监督。

2、落实专人负责学生档案管理工作。

3、负责接收、整理、分类、统计、保管本院、系(部)学生档案,建好学生档案台帐。

4、具体负责新生的建档工作。根据学生学籍变动情况,做好档案的重新分类归档工作。

5、配合相关部门做好学生档案的查阅工作。

6、完成毕业生档案材料的整理工作。

第三章 学生档案材料归档内容及收集、整理

第六条 本办法所称学生档案,是指全日制统招高职学生档案。其归档内容包括以下八类:

第一类 履历材料(学生登记表、毕业生登记表、参与社会实践活动登记表等);

第二类 鉴定、考核、考察材料(军训鉴定表、学年鉴定表、实习鉴定表等);

第三类 学籍材料(高考志愿表、成绩单、高中、大学学籍卡、成绩表、学籍异动材料等);

第四类 参加政治团体材料(加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料);

第五类 奖励材料(含“三好”学生、优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等登记表);

第六类 处分材料(包括个人检查、调查报告、校级处分决定或免于、撤消处分的意见等);

第七类 学生入学及毕业体检表,大学生体质健康标准登记卡片或免予执行体质健康标准申请表;

第八类 其它可供学校及社会录用人才时参考的材料(含毕业生就业报到通知书底联、有工作经历的个人人事档案材料等)。

第七条 学生档案材料按以下办法收集、整理、归档:

1、学生入学时,其档案由学生原所在学校通过机要转递或由其本人自带的方式转到学校,由学生所在二级学院、系(部)收集。部分档案如邮寄到院系之外的其他部门,签收部门应于二日内移交学生所属二级学院、系(部),并做好移交登记工作。

2、为促进学生档案管理工作的信息化、网络化,学生录取的电子档案在录检结束后报到前由招就处分类编制后下发各二级学院、系(部)。

3、学生入学注册取得学籍后,由各二级学院、系(部)审核、整理学生档案,并督促档案未到和档案材料不全的学生在规定时间内及时提取、补充各自的高考档案。审核通过后,根据班级、学号进行整理、编号,装入学校统一印制的档案袋。各二级学院、系(部)学生管理科负责建立本院、系(部)学生档案台帐,并在规定时间报学生处学生管理科汇总。

4、学生中党、团员材料分别由校党委组织部、校团委按相关规定管理,学生毕业前组织部、团委将审核合格材料移交各二级学院、系(部)归入学生档案。

5、学生在校期间所形成档案材料主要由各二级学院、系(部)、学生处、教务处、招就处、团委等部门负责搜集、整理。学生处、教务处、招就处、团委等部门负责搜集、整理的材料在规定时间移交各二级学院、系(部)学生管理科及时归档。

其中学生登记表、军训鉴定表、“三好”学生登记表、优秀学生干部登记表、奖学金登记表及学生处分登记表、毕业生登记表等材料由学生处负责整理、移交归档。

学生的学籍材料由教务处负责整理、移交归档。

学生就业报到通知书底联由招就处负责办理、移交归档。

学生在校期间获得的国家级、省市级和校级各类文艺、科技活动获得荣誉称号的登记表、社会实践登记表等材料由校团委负责整理、移交归档。

其它经学校审定认为有必要归档的材料由各业务负责部门负责搜集、整理、移交归档。

凡属学生毕业离校前归档的材料,负责搜集、整理的部门必须在毕业生领取档案前一周移交各二级学院、系(部)。

第四章 学生档案的保管、查阅及传递

第八条 各二级学院、系(部)学生管理科要经常检查学生档案,防止失火、虫蛀、进水、磨损、丢失、涂改等现象。

第九条 学生档案管理人员在工作中要坚持原则,忠于职守,严守保密纪律。如发生人员变动,在做好档案的交接手续后方可离岗。

第十条 各二级学院、系(部)主管学生工作的干部、辅导员或有关部门因工作需要查询、借阅档案的,须按规定办理审批手续后方可查阅。学生不得查阅本人或他人档案。

第十一条 查阅者要做好保密工作,不得将档案内容向无关人员传播,原则上不得转抄或复印,确因本人或工作需要的,经学生处批准方可复印。学生档案一律不得借出。

第十二条 查阅学生档案时,应爱护档案材料,不能擅自涂改、圈划、污损、拆散、抽取、撤换、增添档案材料。如发现档案中有问题,应及时向档案管理人员说明,由院系学生管理科按有关规定处理,借阅人不得擅自作主进行处理。

第十三条 借档人查阅两份以上档案时,须严格分别放置,以防错装、漏装。

第十四条 学生档案原则上应通过机要转递,一般不允许由本人自带。因特殊情况需要自带的,必须持身份证或有效证件,经与本人及档案台帐验证无误,并按要求登记签字后方可办理。在自带档案的过程中发生档案袋开封、档案材料遗失等问题的,由学生本人承担责任。

第十五条 转递出的学生档案材料必须完整齐全,严禁扣留学生档案材料。

第十六条 毕业学生转递、提取档案必须在学校规定的时间办理。

第五章 附则

第十七条 本办法自公布之日起施行。

第十八条 本办法由学生处负责解释。

二〇一〇年八月二十日

上一条:关于印发《陕西职业技术学院大学生心理危机干预实施办法》的通知 下一条:陕西职业技术学院关于学生心理健康教育与咨询工作的实施意见

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